Getting Things Done Methode - Schnell und einfach erklärt

Getting Things Done (GTD) hat sich in den letzten Jahren als die Zeitmanagement Methode schlecht hin herausgestellt.

Durch einen stark optimierten Ablauf, ist es mit ihr ist es möglich, in kürzester Zeit, enorm viel zu erreichen. Beruflich sowie Privat.

Warum ist das so? Was macht die GTD-Methode so besonders und wie kannst du selbst von Getting Things Done profitieren und deine Produktivität erhöhen?


Was ist die Getting Things Done Methode?

Mit der GTD-Methode hast du die Möglichkeit, in weniger Zeit mehr zu erreichen.

Die GTD-Methode beschreibt ein Konzept, welches von dem Autor David Allen eingeführt wurde.

Sie sorgt für ein besseres Zeitmanagement, indem es einen klaren Ablauf vorgibt, wie und wann Aufgaben erledigt werden sollten.

Vorteile der Getting Things Done Methode

  • Durch GTD behältst du einen klaren Kopf, da du Aufgaben aufschreibst, anstatt sie in deinem Kopf zu behalten. Dadurch musst du dich nicht permanent an sie erinnern und sparst Gehirnressourcen.
  • Es werden größtenteils wichtige Aufgaben erledigt, was für ein besseres Zeitmanagement sorgt.
  • Die GTD-Methode erlaubt es einem, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, indem es unnötige Arbeit delegiert.
  • Du erhältst eine klare Struktur, wodurch Fehler und Ungenauigkeiten größtenteils vermieden werden können.

So wendest du die GTD-Methode an

Getting Things Done beschreibt in 5 Schritten einen klaren Workflow.

Wenn du jetzt die GTD-Methode für eine höhere Produktivität nutzen willst, solltest du dich an eine Sache halten. Einen klaren Workflow.

Dieser Workflow wird durch Getting Things Done exakt vorgegeben und unterteilt sich in 5 Schritte:

1. Sammeln

Beim Sammeln geht es darum, alle Informationen an möglichst wenigen Orten zusammenzutragen.

Genauer formuliert: Du fasst all das, was zu erledigen ist, zusammen. Dabei solltest du darauf achten, die Informationen übersichtlich zusammenzutragen, sodass du sie später wiederfinden kannst.

Dabei wird sowohl Berufliches als auch Privates erfasst!

Dadurch entlastest du dein Gedächtnis enorm. Sobald du nämlich bevorstehende Aufgaben auf Papier gebracht hast, muss dein Unterbewusstsein sie nicht mehr abrufbereit halten und kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.

2. Verarbeiten

Beim Verarbeiten fragst du dich bei jeder Aufgabe, die beim Sammeln zusammengekommen ist, ob du sie erledigen kannst, und wenn ja, wann.

Lässt sich die Aufgabe jetzt bearbeiten?

Wenn ja, dann frage dich, ob sie weniger als 2 Minuten zum Erledigen braucht. Wenn das stimmt, dann erledige sie jetzt. Sonst verschiebe, bzw. delegiere sie.

Wenn sich die Aufgabe nicht jetzt bearbeiten lässt, solltest du darüber nachdenken, auf wann du sie verschieben oder ob du sie nicht ganz verwerfen willst.

Wie das Pareto Prinzip sagt, sind es nämlich oft die kleinen, unwichtigen Dinge, die die meiste Zeit beanspruchen. Deshalb ist es bei der GTD-Methode so wichtig, eine klare Linie zwischen den Aufgaben zu ziehen, die sich bearbeiten lassen und den Aufgaben, die einen nur aufhalten.

3. Organisieren

In Schritt 3 der Getting Things Done Methode wirst du mit Hilfe von Listen deine Aufgaben Kategorieweise einteilen.

Dabei solltest du eigene Listen, angepasst an die jeweiligen Situationen, anlegen.

So kannst du beispielsweise eine Liste für die Dinge anlegen, die du als nächstes tun willst. Diese Liste kannst du dann wiederum in die einzelnen Bereiche deines Lebens unterteilen.

Diese Liste kann beispielsweise so aussehen:

Als nächstes erledigen:

  • Im Büro: ...
  • Zuhause: ...
  • Anrufen: ...
  • Email schreiben: ...
  • ...

Diese Liste lässt sich weiter und weiter führen. Du siehst aber hoffentlich schonmal die grundlegende Struktur dabei.

Jetzt musst du natürlich nicht nur eine „Als nächstes erledigen“-Liste haben. Du kannst auch eine „Irgendwann erledigen“- oder „Erledigen, wenn ich Zeit und Lust habe“-Liste haben.

Oft hilft es bei der Getting Things Done Methode auch, Checklisten zu verwenden. Das bedeutet, dass du mehrere Dinge aufschreibst, die nicht unbedingt eine sinnvolle Reihenfolge benötigen, aber alle erledigt werden sollten. Dann kannst du dir, sobald du Zeit hast, eine Aufgabe aus der Checkliste nehmen, erledigen und abhaken.

4. Durchsehen

Jetzt, wo du alles sauber und ordentlich organisiert hast, geht es bei Getting Things Done nun darum, diese Übersichtlichkeit beizubehalten.

Das bedeutet, dass du dir deine Listen, Notizen und andere Informationen, die du mit GTD zusammengefasst hast, aktuell und geordnet hältst. Dadurch ermöglichst du es dir nicht nur, einen klareren Überblick über bevorstehende Aufgaben zu behalten. Du wirst es auch leichter haben, neue Aufgaben in deine Listen einzuordnen.

Diesen Cleanup-Check solltest du mindestens einmal die Woche machen. Optimalerweise solltest du natürlich dafür sorgen, jedes Mal beim Ein- und Austragen dafür zu sorgen, dass alles ordentlich beleibt. Der wöchentliche Check ist dafür aber eine zusätzliche Absicherung.

5. Erledigen

Hierbei musst du zu allererst eine klare Entscheidung treffen. Die Entscheidung, was als nächstes zu tun ist.

Dabei solltest du eine Vielzahl von Faktoren beachten, die allesamt für das Erledigen der Aufgabe entscheidend sind.

Das offensichtlichste ist die Zeit. Hast du genügend Zeit, um die Aufgabe effizient zu bearbeiten? Braucht es eine gewisse Vorarbeit, die du berücksichtigen musst?

Faktor Nr. 2 ist deine verfügbare Energie. Hast du genug Körperliche bzw. Geistige Energie übrig, um diese Aufgabe konzentriert bearbeiten zu können? Oder braucht diese Aufgabe keinerlei Konzentration, sondern beansprucht bloß deine Zeit?

Zuletzt ist da deine Priorität. Was ist am wichtigsten? Was sollte möglichst bald erledigt werden und wobei kannst du dir Zeit lassen?


Die 2 Minuten Regel ist entscheidend

Alles, was in 2 Minuten erledigt werden kann, soll gemacht werden.

Erinnere dich an Schritt 2. In der Verarbeitung solltest du explizit Aufgaben, die weniger als 2 Minuten benötigen, sofort erledigen.

Dieser Schritt ist extrem wichtig, denn durch ihn sparen wir nicht nur enorm viel Zeit und Energie durch unnötiges Aufschieben. Durch ihn bleiben unsere Listen auch kleiner und übersichtlicher.

Stell dir mal vor, du hättest ein großes Projekt, das oft kleinen 1-2 minütigen Aufgaben beinhaltet. Was meinst du, was das für eine Arbeit wäre, all diese kleinen Aufgaben zu planen. Es ist viel einfacher, dich einfach an eine der Aufgaben zu setzten, sie zu erledigen und später nie wieder darüber nachdenken zu müssen!

Diese Regel ist jedoch eine Ausnahme. Alle Aufgaben weit über 2 Minuten hinaus, solltest du jedoch wie gewohnt organisieren, um nicht den Überblick zu verlieren.


Probleme mit Getting Things Done

GTD ist eine Methode, die bereits sehr stark optimiert ist. Da ihr Anwendungsbereich jedoch ziemlich groß ist, können, je nach Bereich, schonmal Probleme auftreten, weshalb du die Methode teilweise an deine Umstände anpassen musst.

Außerdem kann es bei manchen Personen vorkommen, dass sie mehr Zeit mit der eigentlichen Planung, als mit der Ausführung verbringen. Es ist also durchaus sinnvoll mit weniger Perfektionismus an die Sache heranzugehen und GTD als einfaches Werkzeug, anstatt als oberste Priorität zu sehen.

Wenn du das schaffst, steht deiner neu gewonnenen Produktivität nichts mehr im Weg!


GTD-Methode – Fazit:

  • Die Getting Things Done Methode soll die soll die Produktivität steigern, indem es für ein besseres Zeitmanagement sorgt.
  • Dabei teilt sie sich in 5 Schritte ein, durch die ein strukturierter Ablauf gewährleistet wird.
    1. Sammeln
    2. Verarbeiten
    3. Organisieren
    4. Durchsehen
    5. Erledigen
  • Befolgst du diese Schritte nacheinander, hast du die Möglichkeit, deine Produktivität um ein vielfaches zu steigern. Mit GTD wirst du in weniger Zeit mehr erreichen und dabei durchgehend einen klaren Kopf behalten, da du von jetzt an perfekt organisiert sein wirst.