Das Pareto Prinzip – So wendest du die 80/20 Regel an

Das Pareto Prinzip (auch 80/20 Regel genannt) ist in letzter Zeit immer beliebter geworden.

Mehr und mehr Menschen fokussieren sich im Berufs- und Privatleben auf Effizienz und Zeitmanagement.

Damit auch du von den Vorteilen des Pareto Prinzips profitieren kannst, lernst du in diesem Artikel die richtige Anwendung sowie häufige Fehler beim Umgang mit diesem Prinzip.


Was ist das Pareto Prinzip?

Visualisierung der 80/20 Regel bzw. Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip besagt folgendes:

Mit 20 Prozent Aufwand erreichen wir 80 Prozent unseres Erfolges. Die letzten 20 Prozent des Erfolges beanspruchen 80 Prozent Aufwand.

Dieses Prinzip wurde von dem Italiener Vilfredo Pareto entdeckt, als er die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien analysierte und bemerkte, dass 20 Prozent der Staatsbürger 80 Prozent des Grundbesitzes besaßen.


Beispiele der 80/20 Regel

  • 20 Prozent der Bevölkerung besitzen 80 Prozent des Geldes
  • 20 Prozent der Autofahrer verursachen 80 Prozent der Verkehrsunfälle
  • 80 Prozent einer Arbeit erledigen 20 Prozent eines Teams
  • 80 Prozent der Krankheitstage werden von 20 Prozent der Arbeiter verursacht
  • Und natürlich: 80 Prozent des Ergebnis werden von 20 Prozent des Aufwands erreicht.

Hier findest du weitere Beispiele des Pareto Prinzips.


Was bringt mir das Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip lässt sich in den verschiedensten Bereichen anwenden.

In jedem dieser Bereiche hast du mit der 80/20 Regel dann die Möglichkeit, Zeit und Energie zu sparen bzw. dein Ergebnis zu maximieren.

Egal, was du in deinem Leben machst: Wenn du Zeit und Energie in etwas steckst und ein Ergebnis erwartest, hast du immer die Möglichkeit, weniger zu arbeiten und dein Ergebnis zu maximieren.

Auch wenn du glaubst, du würdest deine Aufgaben schon optimal erledigen, gibt es mit der 80/20 Regel immer Verbesserungsbedarf.

Im folgenden werde ich dir deshalb erklären, wie du das Pareto Prinzip anwendest um das Meiste aus deiner kostbaren Zeit zu hohlen.


So wendest du das Pareto Prinzip an

1. Plane voraus

Bevor du mit der Arbeit beginnst, solltest du genau planen, was du erledigen musst.

Was sind die 80 Prozent deiner Arbeit, die du in 20 Prozent der Zeit erledigt kannst?

Oft hilft es dabei, dir Notizen zu machen oder eine Mindmap anzufertigen. Denn wenn du deine Planung grafisch vor dir liegen hast, wird es dir leichter fallen, die wichtigsten 80 Prozent der Arbeit herauszufiltern.

Teile am besten deine Arbeit in kleinere Aufgaben ein. Dann schreibst du zu jeder Aufgabe eine geschätzte Zeit, die sie in Anspruch nimmt. Außerdem ergänzt du eine Zahl von 1 bis 10, die die Wichtigkeit dieser Aufgabe beschreibt.

Jetzt sortierst du diese Aufgaben nach Zeit und Wichtigkeit. Dabei sollten die zeitaufwendigsten und unwichtigsten Aufgaben an letzter Stelle stehen.

Beispiel Planung

Um dir eine Idee davon zu geben, wie so eine fertige Planung nach dem Pareto Prinzip aussehen könnte, ist hier das Beispiel „Gartenarbeit“. Du kannst dieses Prinzip jedoch auf jede andere Aufgabe (Schule, Beruf, Lernen usw.) anwenden.

Gesamte Arbeit: Gartenarbeit

Kleinere Aufgaben:

Aufgabe Zeit Wichtigkeit (1-10)
Rasen mähen 30 Minuten 9
Baum umpflanzen 3 Stunden 3
Unkraut entfernen 40 Minuten 8
Blumen pflanzen 10 Minuten 5

Eine mögliche Reihenfolge wäre jetzt:

  1. Rasen mähen
  2. Unkraut entfernen
  3. Blumen pflanzen
  4. Baum umpflanzen

Man sieht direkt, dass die ersten 3 Aufgaben zwar die wichtigsten sind, aber bloß 1 Stunde und 20 Minuten brauchen. Die letzte Aufgabe hingegen ist die unwichtigste und benötigt 3 Stunden.

Diese Sortierung vereinfacht uns das Pareto Prinzip. Sie lässt uns erkennen, was die wirklich wichtigen Aufgaben sind, die wir zuerst zu erledigen haben.

Mit 20% Aufwand erreichen wir 80% unseres Erfolges. Klick um zu Tweeten

2. Vermeide Perfektionismus

Das Pareto Prinzip besagt, dass die letzten 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent der Zeit beanspruchen.

Bei den meisten von uns trifft das nur zu gut zu. Wir hängen uns an Kleinigkeiten auf und versuchen alles bis ins kleinste Detail perfekt zu machen.

Das Problem dabei ist, dass wenn wir hauptsächlich an unwichtigen Details feilen, wir so gut wie keine Fortschritte machen.

Die 80/20 Regel besagt deshalb, dass wir die letzten 20 Prozent außer Acht lassen und uns stattdessen und auf die wichtigsten 80 Prozent konzentrieren sollen.

Auch wenn es am Anfang schwer ist, sich seinen Perfektionismus abzugewöhnen, lohnt es sich langfristig ungemein. Denn wenn du es erst einmal geschafft hast, das Unwichtige auszublenden, kannst du das 4 Fache an Arbeit in der selbsten Zeit erledigen.

Dafür hier ein einfaches Beispiel:

Rechenbeispiel Pareto Prinzip

Sagen wir, eine Aufgabe benötigt 10 Stunden zum erledigen.

Jetzt teilst du diese Aufgabe mit der 80/20 Regel in die wichtigsten 80 Prozent ein, die nur 20 Prozent der Zeit beanspruchen.

In diesem Beispiel brauchen 80 Prozent der Arbeit bloß 2 Stunden der Zeit.

Die restlichen 20 Prozent der Arbeit benötigen jedoch 8 Stunden Zeit.

Wenn du jetzt einen 8 Stunden Arbeitstag hast, schaffst du es, 4 mal 10 Stunden Aufgaben zu 80 Prozent zu erledigen.

Im Vergleich dazu würden andere, die das Pareto Prinzip nicht anwenden, in einem Arbeitstag nicht einmal eine einzige Aufgabe erledigen können.


Solange du also kein Gehirnchirurg bist, bei dem auf jedes kleinste Details ankommt, solltest du dich auf die wichtigen 80 Prozent fokussieren, die dir Fortschritte bringen.


3. Lerne aus der Vergangenheit

Am Anfang wirst du vermutlich das Pareto Prinzip noch nicht perfekt beherrschen. Es braucht Übung, die wichtigen 80 Prozent der Arbeit herauszufiltern. Wenn du die 80/20 Regel jedoch oft genug anwendest, wirst du merken, wie du dich jedes Mal verbesserst.

Mit der Zeit lernst du nämlich, was die wichtigen 80 Prozent sind und was die typischen Aufgaben sind, bei denen du dich aufhängst.

Du kannst diesen Lernprozess noch beschleunigen, indem du dich fragst: „Was waren typische Aufgaben, bei denen ich mich aufgehangen habe?“

Gehe dafür vergangene Aufgaben durch, bei denen du das Pareto Prinzip angewendet hast. Wenn du eine Aufgabe findest, die nicht zu den wichtigsten 80 Prozent gehörte, du sie aber trotzdem gemacht hast, solltest du sie dir merken und beim nächsten Mal besser auslassen.

Also: Es ist normal, wenn du das Pareto Prinzip noch nicht von Anfang an beherrscht. Solange du die 80/20 Regel grundlegend verstehst und anwendest, wirst du von Tag zu Tag besser werden.


Weitere Anwendungen des Pareto Prinzips

Bisher haben wir das Pareto Prinzip bloß im Zeitmanagement betrachtet.

Es gibt jedoch eine weitere Anwendung, die durchaus vielversprechende Resultate liefert.

Und zwar geht es um Ergebnismaximierung. Als Ergebnis kann hier alles gelten: Vom Gewinn im Unternehmen bis hin zu Noten in der Schule.

Dabei geht es nicht mehr um Zeitersparnis, sondern darum, das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Der Sinn dabei ist, dass du die wichtigsten 80 Prozent herausfilterst, die dir am meisten bringen und du dich voll und ganz auf diese Dinge konzentrierst.

Das hört sich zwar ziemlich nach Zeitmanagement an, dennoch gibt es einen elementaren Unterschied:

  • Beim Pareto Prinzip als Zeitmanagement geht es darum, so wenig Zeit wie möglich in etwas zu investieren und trotzdem einen großen Nutzen zu erhalten.
  • Beim Pareto Prinzip als Ergebnismaximierung geht es darum, dieselbe Zeit wie sonst auch in etwas zu stecken. Dabei konzentriert man sich aber ausschließlich auf das Wichtigste, wodurch man das bestmögliche Ergebnis erzielt.

Lass mich dir ein Beispiel geben:

Sagen wir, du hast eine Firma und willst deinen Gewinn maximieren.

Jetzt wendest du das Pareto Prinzip an: 20 Prozent meiner Kunden sind für 80 Prozent meines Gewinns zuständig.

Jetzt, wo du das erkannt hast, solltest du so gut wie all deine Zeit für diese wichtigsten 20 Prozent deiner Kunden investieren. Denn sie sind es, die letztendlich deinen Gewinn maximieren werden.

Wenn du jetzt also die gleiche Zeit investierst, wie jemand, der sich auf all seine Kunden gleichermaßen konzentriert, wirst du durch die 80/20 Regel deutlich mehr Gewinn einbringen.


Diese Anwendung des Pareto Prinzips lässt sich in vielen anderen Bereiche realisieren.

Du musst lediglich die wichtigsten 20 Prozent herausfiltern und so viel Zeit wie möglich in sie investieren. Dann kannst du dich entscheiden, ob du Zeit sparen oder dein Ergebnis maximieren willst.


Vorsicht bei der 80-20 Regel!

Obwohl das Pareto Prinzip in vielen Bereichen sehr effektiv ist, gibt es doch einige Missverständnisse mit dieser Regel. Diese Missverständnisse resultieren leider häufig in Fehlern, weshalb es gilt, diese zu vermeiden.


Häufige Fehler beim Pareto Prinzip

Die Pareto Verteilung ist nicht Allgemeingültig

Nur, weil es beim Pareto Prinzip gerade um 80 Prozent und 20 Prozent geht, kann man dies nicht verallgemeinern.

Wenn du zum Beispiel X Prozent einer Aufgabe erledigen willst, gilt nicht immer, dass du (100 – X) Prozent der Zeit investieren musst. Es gibt viele Verteilungen, bei denen 50 Prozent des Aufwandes für 90 Prozent des Ertrags zuständig sind.

Die 80/20 Regel hat auch Grenzen

Das Pareto Prinzip lässt sich zwar auf jede Aufgabe anwenden, hat jedoch auch seine Grenzen. So kannst du beispielsweise nicht immer von genau 80 Prozent des Resultates bei 20 Prozent des Aufwandes rechnen.

Wenn es zum Beispiel um Kundengespräche oder das Beantworten von Emails geht, hast du oft einen sehr geringen Ertrag, musst jedoch trotzdem die Zeit investieren.

Das Pareto Prinzip sollte dir aber eine Tendenz geben, mit der du deine Zeit so effektiv wie möglich nutzen kannst.

Und jetzt zu dir: An welcher Aufgabe wirst du das Pareto Prinzip anwenden?

Lass es mich doch unter diesem Beitrag wissen. Es würde mich freuen, mit dir darüber in den Kommentaren zu schreiben!


Pareto Prinzip – Fazit:

  • Mit dem Pareto Prinzip sparst du Zeit und Energie. Dafür sollte dir das Grundprinzip bewusst sein.
  • Die 80/20 Regel besagt, dass 80 Prozent des Resultats mit 20 Prozent Aufwand erreicht werden können. Auf der anderen Seite benötigen die letzten 20 Prozent des Resultats 80 Prozent der Zeit.
  • Egal, was du machst: Wendest du das Pareto Prinzip an, kannst du stets Zeit sparen bzw. mehr erreichen.
  • Am besten planst du voraus, bevor du mit der jeweiligen Aufgabe beginnst. Dafür solltest du dich fragen: “Was sind die wichtigsten 80 Prozent meiner Arbeit?” – Diese erledigst du dann.
  • Achte darauf, dass du nicht zu perfektionistisch arbeitest. Lass auch mal Details aus. Letztendlich wirst du mit weniger Perfektionismus mehr erreichen.

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